東京近郊の企業様 個人事業主様

重要書類のセキュリティ対策、保管場所にお困りではありませんか?

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機密文書のご相談ランキング

機密文書のご相談ランキング1位

オフィススペースを圧迫

「年々増える書類が、キャビネットに収まりきらなくて困っています」

こんなお悩みはありませんか?

機密文書のお悩み解決マンガ 山清倉庫はセキュリティーが万全なので、機密文書の保管も安心

外部に文書箱を預けられることで、事務所スペースが有効利用できるようになります

《当社への文書箱の預け方の事例》

  • 【例1】直近3年間分は手元において、それ以前の文書箱を預けよう。
  • 【例2】A部署の書類は重要で見る頻度が高いので手元に置き、B部署・C部署はほとんど見ないので預けよう。
  • 【例3】来年と再来年に廃棄する予定の文書箱を預けて保管期限が来たら廃棄処分してもらおう。

機密文書のご相談ランキング

機密文書のご相談ランキング2位

保管のための準備が面倒

「文書箱を預けるのに在庫リストをつくらければならないので面倒」

機密文書のご相談ランキング3位

廃棄の問題

「保存期限の切れた機密文書の廃棄方法が分からない」

こんなお悩みはありませんか?

機密文書のお悩み解決マンガ2 山清倉庫なら、簡単なお預かり票を用意するだけで機密文書の在庫リストを作成し、回収から廃棄までしっかり管理します

便利で安心!山清のワンストップサービス

在庫リストは、当社が作成します

  • 1) 預ける文書箱のリストを、わざわざ作成する必要はありません。 当社の「お預り票」に部署名、廃棄(予定)年月、お客様でご使用になっている管理番号、書類内容を記入していただければ、当社で在庫リストを作成いたします。
    【お預かり票】
    機密文書お預かり票
    • 会社名、住所、部署名など印字してお渡しします。
    • 宅急便の伝票と同じで、お客様は会社での文書箱の管理番号と書類内容を記入してください。
    • 伝票は、4枚つづりで引き取り時に1枚目をお客様控としてお渡しします。
    【在庫一覧表】
    在庫一覧表
    • 在庫リストは当社で作成しますので、お客様にお手間を取らせません。
    • 毎月、ご請求書と一緒にお送りいたしますので、常に在庫状況をご確認できます。
  • 2)尚、お客様がご使用になっている文書箱を、そのまま保管箱としてお預けください。箱を入れ替える必要はありません。

保管期間切れの保存文書箱は、ご指示された廃棄年月に確実に廃棄処理いたします

  • 1)お客様は、廃棄処理の時期や方法などについての煩わしさ全くありません。お客様はご確認していただくだけで、あとはすべて当社が行います。
  • 2)また、決められた廃棄年月に従って処理しますので、誤廃棄や処理残しなどはありません。
    【廃棄予定一覧表】
    廃棄予定一覧表
    • 廃棄予定年月のみ2ヶ月前・1ヶ月前にお客様にお送りします。お客様はリストでご確認していただくだけです。了解が取れましたら、溶解処理をいたします。
    • 入庫から廃棄まで、当社が責任を持って取り扱います。

期限切れ保存文書箱の廃棄処理手順

  • ① 毎月御請求書といっしょに「在庫一覧表」を、お客さまのところにお送りしています。「在庫一覧表」には、廃棄年月が記載されていますので、毎月チェックすることができます。
  • ② お預けいただいてる保存文書箱が廃棄予定2ヶ月前になると、「廃棄予定一覧表」をお客様にお送りしてお知らせします。
  • ③ 廃棄予定1ヶ月前には、当社の担当者からお客様に当該文書箱を廃棄して良いか否かを確認します。 確認後、当社指定の工場で廃棄(溶解)処理し、「溶解処理証明書」を発行します。

こんな書類がたまっていませんか?

一般企業
経理関係文書
技術・研究資料
各種伝票
取引記録
給与明細
人事関係書類
図面等のビジネス文書
知的財産文書
仕様書・設計書
研究ノート
病院
カルテ・レントゲン
投薬記録等の診療録(医療文書)
学校・塾
生徒の個人情報
成績管理
個人のお客様
年賀状
証書関連

山清倉庫なら、これらの書類を
効率的に保管・管理・廃棄できます!!

文書保管のメリット
○オフィススペースの有効活用・賃料の低コスト化
○個人情報を含む重要文書の管理強化
○文書管理事務の効率
○保管期限が過ぎた際の廃棄

さらに!! 数ある機密管理業者の中から

山清倉庫が選ばれる理由があります

当社は平成17年4月「個人情報保護法」の施行に合わせて、機密文書保管事業を開始しました。 現在まで首都圏の多くの企業様からも関心をいただいており、文書箱をお預りしています。 その中から、静岡県富士市にある当社を選んでいただいた理由を一部ご紹介します。

理由1管理体制がしっかりしていて情報漏洩の心配をしなくてよさそうだ

山清倉庫認定書類
安心してお任せください! 管理体制は万全です!
1)当社の機密文書保管庫は、高次元なセキュリティ体制で守られていて、建物・設備・運用に対する安全性と機密性が認められ、JQA(財団法人日本品質保証機構) の保管センタ安全対策基準適合証を取得しています。
2)個人情報についても適切な保護体制を確立している事業者として、プライバシーマークの付与認定(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)を受けております。(2007年4月より)
3)また、機密文書に係る作業、入退管理、情報システムなどを取扱う者を限定して、文書管理体制に万全を期しています。

理由2保管から廃棄までしっかり管理しているので安心して任せられる

山清スキャン、文書管理システム
文書箱を保管から廃棄まで コンピューターで管理します
機密文書は、文書箱と保管棚に取り付けてあるバーコードをスキャニングして、コンピュータで一括管理しています。また、コンピュータデータを基に作成された伝票・帳票類と照合しながらの入出庫作業や廃棄のための登録抹消で、保管から廃棄までワンストップサービスで、間違えることなく確実に管理します。

理由3リスク分散のために都内ではない場所に預けたかった

山清の倉庫
当社の機密文書保管庫は東京から アクセスの良い静岡県富士市にあります
1)データは自社のコンピュータで管理して、紙媒体である文書箱を地方に預けて、情報の紛失等のリスクを分散する事業者様が増えています。
2)当社の機密文書保管庫は、東名高速道路富士インターチェンジ・JR東海道新幹線新富士駅から近い好立地にあります。
3)また、週1回東京に定期便(2トン車)が出ていますので、配送などご利用できます。

理由4保存文書箱が数箱でも預かってくれた

段ボール一箱からでも預かります
当社は、保存文書箱1箱からでも承ります
1)お預けいただく文書箱が少なくても大丈夫です。
2)当社では、弁護士・行政書士・税理士などの事務所様や 医院・薬局などの医療機関様、福祉施設様、電機・IT関連・人材派遣などの 個人事業主様にもご利用いただいております。

セキュリティBOX

オフィスに1箱!鍵付きのBOXで機密文書のセキュリティを万全に!

機密文書を簡単廃棄!

クリップも付いたまま入れるだけなので、シュレッダー使用時のストレスがありません。鍵付きで、機密を保ちながら簡単に廃棄ができます。

セキュリティBOX

専用車による回収

弊社スタッフが専用車にて回収に伺います。開封されることなくそのまま溶解、溶解後は証明書を発行し、リスク対策も万全です。

セキュリティBOX

ホチキスやクリップ、ファイル、
DVDなどのメディアも

そのまま投函!

シュレッダー不要で

騒音フリー
メンテフリー

開封せずにそのまま溶解!

専属作業員が専用車で回収!

溶解証明書やビデオ撮影も可!

セキュリティ倉庫へ一時保管!

溶解された文書は再生紙に!

山清の機密文書事業 ご案内動画

山清倉庫の機密文書管理について、設備や管理方法など動画で詳しくご案内します。

施設のご案内

耐震、防災

機密文書保管庫は、耐震性に優れた倉庫内にあります。

耐震性のある倉庫

機密保持体制

建物内部では「エレベータ保管庫階切替キー」、カード認証と指紋認証の二重での 「個人識別システム」にて防犯対策しております。

個人識別システム

お客様の声

セキュリティーの高い書類保管・賃貸スペースの有効活用

普段は見ないけど大切な書類は結構ありました。自社で保管していましたが、移転を機に、セキュリティーのしっかりした書類管理センターに預け替えました。閲覧したいときは、取り寄せられるし不便はありません。また、オフィス全体の賃貸スペースを有効に活用することにも寄与しました。

事務効率のアップ

何人分もの書類をシュレッダーで裁断し、大量の事業用ゴミ袋を捨てに行くことに費やしていた時間がなくなり、前向きな気持ちで仕事ができるようになりました。書類情報に対する意識、行動が分りやすくなり、オフィス全体の事務効率も上がりました。

患者さんの大切な情報

患者さんの大切な情報が記載された書類が多いので、きちっと処理していただいて助かっています。コンプライアンスを遵守することが、信用につながりますので書類の管理は大切です。

こんな時は?

Q急ぎで出庫したいが、東京からだと即行けない。

A山清倉庫が、お客様に代わってお荷物の出庫・配送を承ります。

Q東京からアクセスは?

A東京駅から、東海道新幹線の新富士駅まで70分です。

契約までの流れ

1

お電話またはフォームにてお見積もり

2

東京支店よりサービスのご案内

3

倉庫のご確認

4

契約書のご捺印

5

初入庫

アクセス

本社所在地: 静岡県富士市今泉187-1

TEL 0545(33)0088

メールでのお問合せ
及び見積ご依頼

※お問い合わせボタンを押すことは、個人情報のお取扱いについて同意していただけたとみなされます。

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