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重要書類のセキュリティ対策、保管場所にお困りではありませんか?

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株式会社山清倉庫は、創業1962年の長年にわたる実績と静岡県富士市で最大級の倉庫面積を持つ倉庫管理のエキスパート!

山清第七倉庫

機密文書のご相談ランキング

機密文書のご相談ランキング1位

書類がオフィススペースを圧迫

「年々増える書類が、キャビネットに収まりきらなくて困っています」

こんなお悩みはありませんか?

マンガ|オフィスを圧迫する機密文書は山清倉庫へ

外部に機密文書を預けることで、事務所スペースが有効利用できる

機密文書の保管事例

  • 【例1】直近3年間分は手元において、それ以前の文書箱を預ける
  • 【例2】A部署の書類は重要で見る頻度が高いので手元に置き、B部署・C部署はほとんど見ないので預ける
  • 【例3】来年と再来年に廃棄する予定の文書箱を預けて保管期限が来たら廃棄処分してもらう

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※フォームでのお問合せの場合、お返事までお時間をいただく場合がございます。お急ぎの場合はお電話にてお問合わせください。

機密文書のご相談ランキング

機密文書のご相談ランキング2位

保管のための準備が面倒

「文書箱を預けるのに在庫リストをつくらければならないので面倒」

機密文書のご相談ランキング3位

廃棄の問題

「保存期限の切れた機密文書の廃棄方法が分からない」

こんなお悩みはありませんか?

マンガ|期限のある機密文書の保管・廃棄は山清倉庫へ

便利で安心!山清のワンストップサービス

 面倒な在庫リストは、当社が作成します

  • 1) 預ける文書箱のリストを、わざわざ作成する必要はありません。 当社の「お預り票」に部署名、廃棄(予定)年月、お客様でご使用になっている管理番号、書類内容を記入していただければ、当社で在庫リストを作成いたします。
    【お預かり票】
    機密文書お預かり票
    • 会社名、住所、部署名など印字してお渡しします。
    • 宅急便の伝票と同じで、お客様は会社での文書箱の管理番号と書類内容を記入してください。
    • 伝票は、4枚つづりで引き取り時に1枚目をお客様控としてお渡しします。
    【在庫一覧表】
    在庫一覧表
    • 在庫リストは当社で作成しますので、お客様にお手間を取らせません。
    • 毎月、ご請求書と一緒にお送りいたしますので、常に在庫状況をご確認できます。
  • 2)尚、お客様がご使用になっている文書箱を、そのまま保管箱としてお預けください。箱を入れ替える必要はありません。

 保管期間切れの保存文書箱は、ご指示された廃棄年月に確実に廃棄処理いたします

  • 1)お客様は、廃棄処理の時期や方法などについての煩わしさ全くありません。お客様はご確認していただくだけで、あとはすべて当社が行います。
  • 2)また、決められた廃棄年月に従って処理しますので、誤廃棄や処理残しなどはありません。
    【廃棄予定一覧表】
    廃棄予定一覧表
    • 廃棄予定年月のみ2ヶ月前・1ヶ月前にお客様にお送りします。お客様はリストでご確認していただくだけです。了解が取れましたら、溶解処理をいたします。
    • 入庫から廃棄まで、当社が責任を持って取り扱います。

 期限切れ保存文書箱の廃棄処理手順

  • ① 毎月御請求書といっしょに「在庫一覧表」を、お客さまのところにお送りしています。「在庫一覧表」には、廃棄年月が記載されていますので、毎月チェックすることができます。
  • ② お預けいただいてる保存文書箱が廃棄予定2ヶ月前になると、「廃棄予定一覧表」をお客様にお送りしてお知らせします。
  • ③ 廃棄予定1ヶ月前には、当社の担当者からお客様に当該文書箱を廃棄して良いか否かを確認します。 確認後、当社指定の工場で廃棄(溶解)処理し、「溶解処理証明書」を発行します。

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こんな書類がたまっていませんか?

一般企業
経理関係文書
技術・研究資料
各種伝票
取引記録
給与明細
人事関係書類
図面等のビジネス文書
知的財産文書
仕様書・設計書
研究ノート
病院
カルテ・レントゲン
投薬記録等の診療録(医療文書)
学校・塾
生徒の個人情報
成績管理
個人のお客様
年賀状
証書関連

山清倉庫はこれらの機密文書を
万全のセキュリティで
保管・管理・廃棄いたします!

機密文書保管のメリット
オフィススペースの有効活用・賃料の低コスト化
個人情報を含む重要文書の管理強化
文書管理事務の効率
保管期限が過ぎた際の廃棄

さらに!! 数ある機密管理業者の中から

山清倉庫が選ばれる理由があります

当社は平成17年4月「個人情報保護法」の施行に合わせて、機密文書保管事業を開始しました。 現在まで首都圏の多くの企業様からも関心をいただいており、文書箱をお預りしています。 その中から、静岡県富士市にある当社を選んでいただいた理由を一部ご紹介します。

理由
1

管理体制がしっかりしていて情報漏洩の心配がない

山清倉庫認定書類
個人情報に関する様々な認定を受けており、管理体制は万全です
1)当社の機密文書保管庫は、高次元なセキュリティ体制で守られていて、建物・設備・運用に対する安全性と機密性が認められ、JQA(財団法人日本品質保証機構) の保管センタ安全対策基準適合証を取得しています。
2)個人情報についても適切な保護体制を確立している事業者として、プライバシーマークの付与認定(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)を受けております。(2007年4月より)
3)また、機密文書に係る作業、入退管理、情報システムなどを取扱う者を限定して、文書管理体制に万全を期しています。
理由
2

保管から廃棄までセキュリティが万全なため安心

山清スキャン、文書管理システム
文書箱を保管から廃棄まで コンピューターで管理しています
機密文書は、文書箱と保管棚に取り付けてあるバーコードをスキャニングして、コンピュータで一括管理しています。また、コンピュータデータを基に作成された伝票・帳票類と照合しながらの入出庫作業や廃棄のための登録抹消で、保管から廃棄までワンストップサービスで、間違えることなく確実に管理します。
理由
3

リスク分散のために東京ではない場所に預けたい

山清の倉庫
当社の機密文書保管庫は東京からアクセスの良い静岡県富士市にあります
1)データは自社のコンピュータで管理して、紙媒体である文書箱を地方に預けて、情報の紛失等のリスクを分散する事業者様が増えています。
2)当社の機密文書保管庫は、東名高速道路富士インターチェンジ・JR東海道新幹線新富士駅から近い好立地にあります。
3)また、週1回東京に定期便(2トン車)が出ていますので、配送などご利用できます。
理由
4

保文書箱1箱から預かってくれる

段ボール一箱からでも預かります
企業様はもちろん、個人のお客様もお気軽にご利用いただけます
1)お預けいただく文書箱が少なくても大丈夫です。
2)当社では、弁護士・行政書士・税理士などの事務所様や 医院・薬局などの医療機関様、福祉施設様、電機・IT関連・人材派遣などの 個人事業主様にもご利用いただいております。
理由
5

歴史・信頼の実績を持つ企業

会社概要
  • 商号

    株式会社山清倉庫
    YAMASEI WAREHOUSING CO.,LTD.

  • 本社所在地

    静岡県富士市今泉187-1

  • 業種

    営業倉庫
    倉庫証券発行
    一般区域貨物自動車事業
    保税蔵置場
    貨物取扱事業
    特定労働者派遣事業
    損害保険代理店業
    リース業

  • 資本金

    2,000万円

  • 年商高

    12億円

  • 関連会社

    株式会社ヤマセイ
    富士トラック団地協同組合

  • 創立

    昭和37年11月7日

創業当時から地元の企業様にご愛顧いただき、現在は東京に支社を持ち全国的に展開しています
昭和37年の創立以来、つねに時代のニーズを見据え邁進しております。「環境問題」「ゼロエミッション」企業に求められる社会貢献は、地域からワールドワイドに─。地球になにができるかが問われる時代となっています。私たちが長年培った保管テクノロジー「保つ」こと。それを活かし提案し続けることが私たちのテーマです。

セキュリティBOX

オフィスに1箱!鍵付きのBOXで機密文書のセキュリティを万全に!

機密文書を簡単廃棄!

クリップも付いたまま入れるだけなので、シュレッダー使用時のストレスがありません。鍵付きで、機密を保ちながら簡単に廃棄ができます。

セキュリティBOX

専用車による回収

弊社スタッフが専用車にて回収に伺います。開封されることなくそのまま溶解、溶解後は証明書を発行し、リスク対策も万全です。

セキュリティBOX

ホチキスやクリップ、ファイル、
DVDなどのメディアも

そのまま投函!

シュレッダー不要で

騒音フリー
メンテフリー

開封せずにそのまま溶解!

専属作業員が専用車で回収!

溶解証明書やビデオ撮影も可!

セキュリティ倉庫へ一時保管!

溶解された文書は再生紙に!

セキュリティボックスの導入事例

株式会社 ロックスインターナショナル様

シュレッダーのリース切れに伴い、コスト面と作業効率で見直しを

セキュリティーボックスの使用状況
Q.セキュリティボックスをご利用いただくことになった経緯を教えてください。
A.一番はコスト面ですね。少人数のオフィスなので、回収は不定期で、3ヶ月に一度のときもあれば、年度末などは月に一度来ていただいたりしています。
Q.コスト以外にメリットはありましたか?
A.大切なクライアント様の機密事項を扱うこともあり、シュレッダーしたとはいえ、ゴミとして出すことに不安があったのも大きい理由です。
これからは個人情報も安心して扱うことができます。
Q. 実際に導入してみてのご感想はいかがですか?
A.コスト・安全性からお願いしたのですが、メリットしかないです。 騒音もゴミ捨てもなくなったので作業効率があがりました。

また、廃棄物が完全リサイクルされているので、環境保全にも貢献できていることが嬉しいです。

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山清の機密文書事業 ご案内動画

山清倉庫の機密文書管理について、設備や管理方法など動画で詳しくご案内します。

施設のご案内

耐震、防災

耐震性のある倉庫

機密文書保管庫は、耐震性に優れた倉庫内にあります。

機密保持体制

個人識別システム

建物内部では「エレベータ保管庫階切替キー」、カード認証と指紋認証の二重での 「個人識別システム」にて防犯対策しております。

セキュリティセンター

機密文書保管の心臓部、セキュリティセンターではさらに徹底したシステムで文書をお守りします。指紋認証システム、監視カメラ・赤外線センサーを導入した24時間の警備体制で外部からの入室を完全にシャットアウト。高い「機密性」と「信頼性」で御社の大切な文書を確実に保管・管理いたします。

監視カメラ・赤外線センサー
耐震性のある倉庫

センタ内は高感度監視カメラが設置されモニター監視・記録されています。また、赤外線センサーを数箇所設置、部外者の侵入をキャッチし管理者に知らせます

スタッフ研修
個人識別システム

定期的にスタッフ研修を行っています。特に機密保持に関する知識、認識に重点を置き、高いセキュリティマネージメントの実現に努めています。

防火
個人識別システム

お預かりした大切な文書を守るため、防火対策には万全を期しています。また、定期的にスタッフの防火訓練を実施し万一に備えています。その他、害虫駆除、殺菌消毒を年1回行っています。

メディア保管用空調システム
耐震性のある倉庫

最新の空調設備を導入し25~28度、湿度60%に保ち、長期間の保存から磁器媒体をお守りいたします。 お客様からの大切な荷物を湿度や温度から守り、収納環境の改善に日々心がけております。

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お客様の声

セキュリティーの高い書類保管・賃貸スペースの有効活用

普段は見ないけど大切な書類は結構ありました。自社で保管していましたが、移転を機に、セキュリティーのしっかりした書類管理センターに預け替えました。閲覧したいときは、取り寄せられるし不便はありません。また、オフィス全体の賃貸スペースを有効に活用することにも寄与しました。

事務効率のアップ

何人分もの書類をシュレッダーで裁断し、大量の事業用ゴミ袋を捨てに行くことに費やしていた時間がなくなり、前向きな気持ちで仕事ができるようになりました。書類情報に対する意識、行動が分りやすくなり、オフィス全体の事務効率も上がりました。

患者さんの大切な情報

患者さんの大切な情報が記載された書類が多いので、きちっと処理していただいて助かっています。コンプライアンスを遵守することが、信用につながりますので書類の管理は大切です。

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こんな時は?

Q急ぎで出庫したい書類があるのですが、東京からすぐに行けない場合の対応は?

A山清倉庫が、お客様に代わってお荷物の出庫・配送を承ります。

Q東京からアクセスは?

A東京駅から、東海道新幹線の新富士駅まで70分です。

Q富士のセキュリティセンターまでの搬入方法はどのようにしているのですか?

A定期的に都内と富士を運行しております。当社専用車両にて運送いたしますのでセキュリティ対策は万全です。またお客様ご自身で搬入されることも可能です。

Qプライバシーマーク等の公的資格は持っているのですか?

A文書保管業務においてJAQ(財団法人日本品質保証機構)による「保管センタ安全管理基準」をクリアし、2005年5月20日に適合証を取得いたしました。また、プライバシーマークも取得しております。

Q倉庫及び溶解施設の廃棄文書溶解の際、立合いはできるのですか?

A事前にご要望頂けましたら、立合い可能時間での溶解を行います。ただしセキュリティ上制限させて頂くエリアもございます。

Q溶解時にホチキスやクリップなどの、分別の必要はありますか?

Aファイルやクリップごと、そのままでかまわない為、手間なく簡単です。

Q紙以外の、CDなど各種メディアの廃棄はお願いできますか?

A「メディア廃棄サービス」も承っております。CD以外の各種メディアも廃棄可能です。

契約までの流れ

STEP1

お電話またはフォームにてお見積もり

STEP2

東京支店よりサービスのご案内

STEP3

倉庫のご確認

STEP4

契約書のご捺印

STEP5

初入庫

アクセス

本社所在地: 静岡県富士市今泉187-1

TEL 0545(33)0088

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