山清倉庫なら…
文書の電子化で
仕事の場所を
選ばない
自宅や小規模オフィスに
かさばる書類を
置かない
シュレッダーの代わりに
セキュリティ
ボックス
山清倉庫がお手伝いできること

昨今、ウィルスの流行や働き方改革等で、リモートワーク・テレワークが注目されています。
それに伴い、オフィスを 省スペース化・小規模化 している企業様が多くいらっしゃいます。
そんな中で問題になるのは、狭いオフィスでの 紙文書の保管場所 です。

また、リモートワーク・テレワーク中に出社しなければならない理由として一番多いのが「紙書類の確認」ということで、今後は 書類の電子化 が課題となります。
山清倉庫では、書類の保管・廃棄 、電子化 、セキュリティボックスの設置 など、リモートワーク・テレワーク化 をご提案します。

こんな方に…
数人規模の…
  • 個人事務所
  • 会計事務所
  • 税理士事務所
  • 弁護士事務所
オフィス以外で働く…
  • テレワーク
  • リモートワーク
  • 在宅ワーカー
  • フリーランス
  • 自宅勤務
スペースの限られた…
  • 小規模オフィス
  • シェアオフィス
  • 省スペースオフィス

機密文書の保管

とある個人事務所のお悩み

会社法で定められた期間保管が必要な書類が多数あるが、書類棚のスペースにも限りがあり、管理に困っている。文書によって保管年数が異なるので、管理し切れていないのが現状。
文書にはクライアントの個人情報も含まれるので、期間の過ぎた文書を手元に置くリスクと廃棄の方法もよく分からず、文書保管と廃棄の問題に頭を悩ませている。

とある個人事務所のお悩み

山清倉庫の機密文書管理なら…

  • 安心のセキュリティ

    安心のセキュリティ

    資格を持ったエキスパートがセキュリティ万全な倉庫で文書を徹底管理します。

  • 預ける際の準備が面倒

    預ける際の準備が面倒

    在庫リストを作成する必要はなく、簡単なお預かり票の記入だけでOK。

  • 必要に応じていつでもお渡し

    必要に応じていつでもお渡し

    文書は番号で管理しているので、必要になれば電子化や郵送でお戻しすることができます。

  • 低コストでの保管

    低コストでの保管

    地価の低い土地(静岡県富士市)での保管ですので、保管自体のコストを低レベル化することができます。

  • 廃棄までワンストップ

    廃棄までワンストップ

    保管期限切れの文書箱は指定された廃棄年月日に廃棄処分します。
    (廃棄のみの場合、東京までの引き取りと廃棄で1箱1200円から承ります)

機密文書の保管事例

直近3年間分は手元において、それ以前の文書箱を預ける
A部署の書類は重要で見る頻度が高いので手元に置き
B部署・C部署はほとんど見ないので預ける
来年と再来年に廃棄する予定の文書箱を預けて保管期限が来たら廃棄処分してもらう

書類の電子化

デジタル対応できず、テレワーク・リモートワーク断念

テレワークに関する調査結果に「テレワーク経験者の64.2%が、紙書類の確認や押印などでやむなく出社した経験がある」とある。
遠隔で働いていても、会社でしかできない作業が発生するため、業務上の課題になっているという。


テレワーク実施に伴う業務上の課題についての調査

  • ・会社にある紙の書類を確認できない
  • ・自宅にプリンタやスキャナーがない
  • ・自分以外の仕事の進捗が把握しづらい
  • ・データや情報管理にセキュリティが心配

(2020年3月4日アドビシステムズ調べ)

テレワーク実施に伴う業務上の課題についての調査

山清倉庫の文書電子化(デジタル化)なら…

文書電子化化配信サービスでは、機密保管庫に保管された文書を電子文書の標準PDF化し、電子メールでお送りいたします。お客様からの参照依頼からスピーディーに対応でき、トラック便と比較して物流コストを解消。また、原本は機密保管庫より外部に出ることはないため高次元なセキュリティレベルを保つことができます。

  • どこでも閲覧可能・共有化

    どこでも閲覧可能・共有化

    クラウド上で共有したり、ノートPCやタブレット・スマホでも閲覧できるため、働く場所を選びません。
    PDFファイルは高レベルで暗号化し、漏洩事故を防止します。

  • 保管場所に困らない

    保管場所に困らない

    オフィス内や倉庫にかさばる書類の山もスッキリ。

  • 探す手間が省ける

    探す手間が省ける

    カテゴリ分けやファイル名検索ができるようになるため、書類をさがず手間が大幅に短縮されます。

  • スピーディー

    スピーディー

    文書PDF配信サービスでは、参照依頼から約30分で文書をPDF化し電子メールでお届けすることが可能です。

  • 機密性

    機密性

    文書を運送する必要がなく原本は常に高次元なセキュリティでガードされた保管庫からでることがありません。文書のPDF化、配信にはセキュリティーに精通した専門スタッフが行います。

セキュリティボックス

テレワーク化に伴い、
オフィスのスペース確保で見直しを

テレワーク化に伴い、オフィスを小規模化。
これまでリースしていたシュレッダーを返却するにあたり、機密書類廃棄のセキュリティの問題が浮上。
クライアントの機密情報なども扱っているので、シュレッダーなしで企業ゴミで捨てることができず困っている。

テレワーク化に伴い、オフィスのスペース確保で見直しを

山清倉庫のセキュリティボックスなら…

機密文書を簡単廃棄。
クリップも付いたまま入れるだけなので、シュレッダー使用時のストレスがありません。
鍵付きで、機密を保ちながら簡単に廃棄ができます。
騒音もゴミ捨てもないので、作業効率が上がったとのお声を多数いただいていております。
回収の期間もお客様のご都合に合わせて「通常は3ヶ月に一度、年度末など大量の廃棄の際には月に一度」などご要望にお答えします。

セキュリティボックス
  • ホチキスやクリップ、ファイル、DVDなどのメディアもそのまま投函できる

    ホチキスやクリップ、ファイル、DVDなどのメディアもそのまま投函できる

  • シュレッダー不要、騒音なし、メンテナンスなし

    シュレッダー不要、騒音なし、メンテナンスなし

  • 資格を持った専属作業員が専用車で回収するので安心

    資格を持った専属作業員が専用車で回収するので安心

  • 回収後はセキュリティ倉庫へ一時保管し、開封せずにそのまま溶解処理

    回収後はセキュリティ倉庫へ一時保管し、開封せずにそのまま溶解処理

  • 溶解証明書の発行や溶解処理のビデオ撮影も可

    溶解証明書の発行や溶解処理のビデオ撮影も可

  • 溶解された文書は完全リサイクルで環境保全に貢献

    溶解された文書は完全リサイクルで環境保全に貢献